Descubre cómo una empresa de administración de propiedades en Monterrey utilizó monday.com para automatizar procesos, mejorar el control de 30 propiedades y ahorrar 20 horas de trabajo semanales.
Desde fuera, administrar propiedades puede parecer sencillo: cobrar las rentas, coordinar el mantenimiento y mantener informados a los propietarios. Sin embargo, en la práctica, es una operación mucho más compleja de lo que parece. Decenas de propiedades, proveedores y fechas importantes que no se pueden pasar por alto, todo con un equipo tan pequeño que cualquier error termina afectando a todos.
Cuando comenzamos a trabajar con este cliente, una empresa mediana de administración de propiedades en Monterrey, Nuevo León, esa realidad era evidente.
La empresa administraba alrededor de 30 propiedades, entre inmuebles residenciales, comerciales y bodegas. Contaba con un equipo de tres empleados, además de distintos contratistas y proveedores externos.
Para administrar todo, utilizaban distintas herramientas: hojas de cálculo de Excel, carpetas en Dropbox, correos electrónicos, WhatsApp y un sistema independiente para consultar las características y tarifas de las propiedades. El problema era que ninguna de estas herramientas estaba conectada con las demás.
No había una crisis evidente, pero sí muchos problemas que pasaban desapercibidos. Y el equipo era consciente de ello.
No se trataba de un equipo sin experiencia o compromiso. Al contrario, conocían bien su negocio y estaban dedicados a su trabajo. El problema era la falta de una estructura que conectara toda la información y permitiera gestionar las operaciones de manera confiable.
Las características y tarifas de las propiedades estaban en un sistema especializado. Las fechas de los contratos de arrendamiento y el seguimiento de pagos se llevaban en Excel. Los documentos estaban distribuidos en Dropbox y la comunicación se realizaba por correo electrónico y WhatsApp.
¿Y los procesos para dar de alta una nueva propiedad, atender una solicitud de mantenimiento o gestionar la renovación de un contrato? No estaban documentados. Dependían de lo que cada persona recordaba.
Mientras todos estaban disponibles y no surgían imprevistos, esta forma de trabajar podía funcionar. Pero bastaba cualquier contratiempo para que los problemas comenzaran a aparecer.
Dos propiedades no contaban con una póliza de seguro vigente. Tres vehículos de la empresa tenían el seguro vencido. Nadie lo había detectado porque no existía un sistema que permitiera dar seguimiento a esas fechas.
La información estaba en algún lugar, posiblemente en una hoja de cálculo o en un correo antiguo, pero no había manera de visualizarla fácilmente ni de generar una alerta para actuar a tiempo.
Las renovaciones de contratos, las fechas de pago y los vencimientos de documentos se controlaban manualmente. Cuando alguien estaba ocupado o se ausentaba, las revisiones quedaban pendientes. Algunas fechas límite pasaban sin que nadie se diera cuenta hasta que era demasiado tarde.
El equipo estimaba que dedicaba entre 15 y 20 horas semanales a coordinar actividades, dar seguimiento a pendientes y buscar información.
Pero más allá del tiempo perdido, lo que más les afectaba era la incertidumbre: esa sensación constante de que algo importante podía estar quedando pendiente sin que existiera una manera sencilla de identificarlo.
El dueño de la empresa sabía que necesitaban un cambio.
No hubo un incidente específico que detonara la decisión. Más bien, fue el reconocimiento gradual de que administrar la operación se estaba volviendo cada vez más complicado conforme aumentaba el número de propiedades.
Además, el equipo necesitaba mejores herramientas para realizar su trabajo.
Se acercó a nosotros buscando una solución y comenzamos como siempre lo hacemos: entendiendo primero el negocio antes de recomendar cualquier plataforma.
A través de nuestro proceso de evaluación y selección de software, analizamos distintas opciones tomando en cuenta las necesidades reales de la empresa.
No buscaban un sistema tradicional de administración inmobiliaria. Ya contaban con una herramienta para gestionar las características y tarifas de las propiedades.
Lo que necesitaban era una plataforma que conectara todo lo demás: los procesos, las fechas importantes, las tareas, los responsables y la comunicación.
monday.com resultó ser la mejor opción.
Su flexibilidad permitió adaptar la plataforma a los procesos reales de la empresa, sin obligar al equipo a cambiar su forma de trabajar para ajustarse a un sistema rígido.
Además, podía implementarse de manera gradual, incorporando un proceso a la vez.
Para un equipo pequeño que no podía detener sus operaciones para realizar una migración completa, esta flexibilidad era fundamental.
La implementación tomó dos meses y decidimos realizarla de manera gradual.
En lugar de intentar migrar toda la operación al mismo tiempo, comenzamos con un proceso, lo probamos, validamos su funcionamiento y después avanzamos al siguiente.
Este enfoque permitió que el equipo se adaptara a los cambios sin sentirse abrumado y que cada nuevo proceso quedara bien establecido antes de continuar.
Comenzamos por lo esencial: crear un registro centralizado de todas las propiedades y vehículos de la empresa.
Después configuramos tableros para controlar las pólizas de seguro, los registros y las obligaciones fiscales correspondientes.
Ese primer paso dejó claro el valor del proyecto.
Las dos propiedades sin seguro vigente y los tres vehículos con pólizas vencidas quedaron identificados de inmediato al centralizar la información.
Fue una demostración concreta de por qué era tan importante contar con visibilidad sobre toda la operación.
A partir de ahí, creamos una base de datos de clientes y comenzamos a implementar los principales procesos operativos:
El equipo mostró una excelente disposición durante todo el proyecto. No hubo resistencia al cambio, lo que facilitó considerablemente la implementación.
El principal desafío fue que no toda la información estaba disponible desde el inicio. Fue necesario dedicar tiempo a recopilar, organizar y capturar los datos para alimentar correctamente los tableros.
Además, algunos procesos internos resultaron ser más complejos de lo que parecían inicialmente, por lo que la capacitación tomó más tiempo del previsto.
La implementación por etapas nos permitió manejar estas dificultades sin interrumpir las actividades diarias del equipo.
También integramos monday.com con el correo electrónico, Google Calendar y Google Drive, conectando las herramientas que ya utilizaban con los nuevos flujos de trabajo.
El objetivo nunca fue reemplazar todas sus herramientas, sino lograr que funcionaran de manera coordinada.
Hoy, la empresa trabaja con un conjunto de tableros conectados que permiten administrar las principales áreas de su operación desde un mismo sistema.
Así es como funciona en la práctica.
Cada propiedad cuenta con un registro que incluye sus datos principales, su estado actual y las fechas importantes que requieren seguimiento.
Los vencimientos de pólizas de seguro, las renovaciones de documentos y las obligaciones fiscales se administran mediante alertas automáticas que notifican a los responsables antes de que llegue una fecha límite.
El mismo sistema se utiliza para controlar los vehículos de la empresa.
Esta fue una de las áreas donde los beneficios se hicieron evidentes más rápidamente.
Durante las primeras semanas, el equipo pudo identificar y resolver los problemas relacionados con seguros vencidos o inexistentes que anteriormente habían pasado desapercibidos.
Ese nivel de visibilidad simplemente no existía cuando toda la información estaba distribuida en hojas de cálculo.
Cada proceso importante ahora cuenta con pasos definidos, responsables asignados y seguimiento de su avance.
Esto incluye el alta y baja de propiedades, la renovación de contratos de arrendamiento y la atención de solicitudes de posibles inquilinos.
Cuando se aproxima la fecha de renovación de un contrato, el proceso correspondiente se activa automáticamente.
Cuando se incorpora una nueva propiedad, todas las actividades necesarias, desde la documentación hasta su configuración dentro del sistema, pueden consultarse en un solo lugar.
Los responsables saben qué deben hacer, cuándo deben hacerlo y en qué etapa se encuentra cada actividad.
Las fechas importantes ya no dependen únicamente de la memoria de las personas.
Las solicitudes de mantenimiento ahora tienen seguimiento desde que se reciben hasta que se concluyen los trabajos.
Además, los proveedores y contratistas se administran mediante un tablero específico que contiene su información de contacto, los servicios que ofrecen y la documentación relevante.
La coordinación que antes se realizaba a través de múltiples correos y mensajes ahora queda organizada en un mismo sistema.
Esto facilita consultar el estado de cada solicitud, identificar a los responsables y dar seguimiento a los trabajos pendientes.
Conforme el equipo se familiarizó con la plataforma, comenzamos a implementar procesos más complejos.
Desarrollamos un flujo de órdenes de compra con distintos niveles de autorización según el monto de cada solicitud.
También incorporamos un proceso de cotizaciones que permite recopilar y comparar propuestas de diferentes proveedores antes de autorizar una compra.
Una vez aprobada la orden de compra y concluido el trabajo, el flujo de trabajo contempla la generación de la factura y el seguimiento del pago hasta su conclusión.
Este proceso no formaba parte del alcance original del proyecto.
Surgió porque el equipo comenzó a confiar en el sistema y reconoció que la misma metodología podía aplicarse a otras áreas del negocio.
Esa expansión gradual es una de las mejores señales de que una implementación ha sido adoptada con éxito.
Los primeros resultados fueron inmediatos y concretos.
Dos propiedades que no contaban con seguro vigente obtuvieron cobertura. También se renovaron las pólizas vencidas de tres vehículos de la empresa.
No eran problemas menores. Representaban riesgos importantes para el negocio que habían pasado desapercibidos hasta que el nuevo sistema permitió identificarlos.
Estas situaciones se resolvieron durante las primeras semanas de operación.
Con el tiempo, también comenzaron a acumularse los beneficios en eficiencia.
Se estima que el equipo logró ahorrar alrededor de 20 horas semanales que antes dedicaba a coordinar actividades, dar seguimiento a pendientes y buscar información manualmente.
Las renovaciones de contratos ahora se gestionan de acuerdo con las fechas programadas.
El dueño puede consultar el estado de su cartera de propiedades en tiempo real, sin necesidad de pedir actualizaciones constantemente a su equipo.
Pero quizá el cambio más importante fue uno que resulta más difícil de medir.
El equipo dejó de trabajar de manera reactiva.
Ahora, cuando algo requiere atención, el sistema lo señala antes de que se convierta en un problema.
La incertidumbre que antes formaba parte de su trabajo diario se redujo considerablemente.
Y aunque ese cambio no siempre se refleja en una métrica, tiene un impacto importante en la tranquilidad y la forma de trabajar de todo el equipo.
La experiencia de este cliente no es un caso aislado.
Muchas empresas de administración de propiedades de tamaño similar operan con una combinación de hojas de cálculo, correos electrónicos, carpetas compartidas y conocimientos que solo existen en la memoria de sus empleados.
Es una forma de trabajar que puede funcionar durante algún tiempo, hasta que el volumen de actividades aumenta y comienzan a aparecer los problemas.
La solución que ayudamos a implementar no consistió en reemplazar todas las herramientas existentes.
Consistió en conectar esas herramientas, centralizar la información, estandarizar los procesos y definir claramente las responsabilidades de cada persona.
El equipo siguió siendo del mismo tamaño. La cantidad y diversidad de propiedades no disminuyó.
Lo que cambió fue la capacidad de administrar la operación de manera ordenada, eficiente y confiable.
Para las empresas que gestionan distintas propiedades, proveedores y obligaciones administrativas, vale la pena hacerse una pregunta:
¿La información que necesitamos está disponible para las personas correctas, en el momento en que la necesitan?
En muchas organizaciones, la respuesta es no.
Y el costo de no tener esa visibilidad suele ser mucho mayor de lo que parece.
No necesitas más hojas de cálculo ni más herramientas desconectadas. Con monday.com puedes centralizar la información de tus propiedades, automatizar tareas y dar seguimiento a tus operaciones desde un solo lugar.
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